Cómo exportar los cobros del mes para la gestoría

1. Acuerda qué necesita recibir la gestoría

Pregunta al despacho si quiere revisar cobros registrados durante el mes, cuotas correspondientes a ese periodo o liquidaciones recibidas en el banco. No son la misma selección. Una cuota de agosto puede cobrarse en septiembre; un cargo del último día del mes puede liquidarse después. El archivo debe acompañarse del criterio utilizado, no solo de un nombre de mes.

Define responsables y requisitos de importación. Conserva el original y adapta otra copia para mantener el origen de los datos.

La página de funcionalidades de PagosRecurrentes sitúa esta exportación dentro de una herramienta de cobro. El CSV no constituye un libro contable completo ni sustituye las facturas. El despacho debe indicar qué documentos adicionales necesita y cómo relacionará el resultado del pago con la obligación y su tratamiento contable.

2. Selecciona el entorno, filtra y descarga

Accede a tu cuenta y abre Estadísticas y Reportes. Comprueba primero que estás trabajando en el entorno adecuado: producción para los cobros reales o pruebas para una comprobación técnica. La exportación utiliza el entorno seleccionado. No combines operaciones de prueba con la entrega mensual real aunque sus importes y nombres parezcan verosímiles.

Introduce Fecha Inicio y Fecha Fin y pulsa Filtrar. Después utiliza Exportar CSV. Aplicar el filtro es importante: el enlace de descarga toma el intervalo que se ha cargado en la página, no debes asumir que escribir nuevas fechas sin filtrar actualiza el archivo. Comprueba el intervalo mostrado antes de descargarlo.

El archivo es un CSV, no un libro Excel. Su nombre incorpora las fechas. Guarda el original y la fecha de descarga; identifica nuevas versiones para evitar sumar entregas con los mismos movimientos.

3. Revisa el criterio temporal y los extremos del mes

La selección actual filtra por la fecha de creación del registro de cobro guardada en UTC. La columna Fecha se presenta convertida a la zona horaria utilizada por la exportación. Esto exige atención cerca de medianoche: el día mostrado localmente puede no coincidir con el día UTC que decidió si la operación entraba en el intervalo.

Si necesitas un mes de calendario local, descarga para revisión un intervalo que incluya también el día anterior y el posterior. En una copia de trabajo, selecciona después las filas cuya Fecha mostrada pertenezca al mes acordado. Verifica la zona horaria utilizada y conserva el original ampliado. No presentes esta revisión como un ajuste automático de límites que la exportación ya realice.

Por ejemplo, en un escenario ficticio con horario peninsular de verano, el 1 de septiembre a las 00:30 corresponde al 31 de agosto a las 22:30 UTC. Ese movimiento puede quedar fuera de un filtro que comience el 1 de septiembre en UTC. La fecha de registro tampoco demuestra por sí sola cuándo llegó la liquidación bancaria o qué fecha tiene la factura.

4. Comprueba las nueve columnas del archivo

La exportación de suscripciones incluye resultados correctos con estado success. Los pagos puntuales incluidos son los marcados paid o success. No es una relación completa de intentos fallidos. Por eso la ausencia de una persona en este archivo no permite concluir, sin más datos, que esté dada de baja o que no tuviera una cuota prevista.

No aparecen una columna independiente de identificador de transacción, el número de factura ni un desglose de impuestos. Tampoco se promete un resumen completo de devoluciones o comisiones. Si necesitas vincular una fila con otro documento, utiliza las referencias disponibles y una revisión externa; no inventes una correspondencia porque coincidan nombre e importe.

5. Abre el CSV sin alterar importes ni referencias

Utiliza la opción de importar texto o CSV de tu hoja de cálculo. El archivo emplea comas como separador y punto para los decimales del importe. Comprueba la vista previa: una descripción que contenga una coma debe permanecer en una sola celda, no desplazar el resto de la fila. El CSV delimita esos valores para conservar su estructura.

Indica que las referencias y códigos se lean como texto cuando puedan perder ceros iniciales o transformarse automáticamente. Comprueba la interpretación de fechas y que los importes permitan sumar. Si la configuración regional muestra 30.00 como texto, ajusta la importación en lugar de reemplazar caracteres indiscriminadamente en todo el documento.

Revisa filas del principio, centro y final, además de importes inusuales. No habilites contenido externo ni fórmulas de campos libres. Explica qué columnas has transformado en la copia de trabajo.

6. Ejemplo ficticio de revisión del total mensual

Un centro ficticio exporta ocho cobros de suscripción de 30 € y dos pagos puntuales de 15 €. El subtotal de suscripciones es 8 × 30 = 240 €. Los pagos puntuales suman 2 × 15 = 30 €. El total de los diez registros es 270 €. Antes de enviarlo, la persona responsable comprueba el entorno y el periodo de cada grupo.

El banco muestra una liquidación ficticia de 264 €. La diferencia de 6 € no se etiqueta automáticamente como comisión: primero hay que revisar el documento de liquidación y comprobar si corresponde al mismo conjunto de operaciones. Podrían existir diferencias de fechas, ajustes u otros conceptos. La exportación no incorpora ese contraste bancario por sí sola.

Si había una novena cuota de 30 € que falló, no se suma al total de cobros correctos para hacerlo coincidir con la previsión. Se incluye en una relación separada de obligaciones e incidencias. Del mismo modo, una devolución posterior debe revisarse con sus justificantes; no se da por reconstruida únicamente a partir del CSV de cobros correctos.

7. Entrega el archivo con un resumen verificable

Prepara una nota con periodo, entorno, zona horaria, criterio temporal y número de registros. Añade los subtotales que hayas comprobado y una relación breve de excepciones. Entrega facturas, documentos bancarios o justificantes de ajustes por el canal acordado, distinguiéndolos claramente de la exportación de cobros.

Utiliza un espacio con acceso limitado o el canal seguro que hayas pactado con la gestoría. El archivo contiene nombres y correos: no lo publiques mediante un enlace abierto. Comparte únicamente los datos necesarios para la tarea y evita adjuntar credenciales, números completos de tarjeta o documentos personales que no ayuden a interpretar el cierre.

Solicita confirmación de recepción y, por separado, de que el archivo puede interpretarse. Recibir un correo no demuestra que la importación haya sido correcta. La guía de conexión de cobros con un programa de contabilidad profundiza en el proceso de correspondencia entre sistemas; aquí el objetivo es una entrega mensual clara y revisada.

8. Cierra la entrega sin convertirla en contabilidad automática

• Fechas aplicadas con Filtrar y entorno de producción comprobado.
• Criterio temporal y movimientos cercanos al cambio de mes revisados.
• Nueve columnas importadas sin desplazar datos ni alterar referencias.
• Número de registros y total de importes contrastados en la copia de trabajo.
• Fallos, devoluciones y diferencias bancarias documentados por separado.
• Original conservado y transformaciones identificadas en otra versión.
• Acceso limitado y confirmación de lectura por parte de la gestoría.

Repite el procedimiento y anota las correcciones. PagosRecurrentes aporta datos de cobro; conciliación bancaria, interpretación fiscal y contabilidad siguen siendo tareas distintas.