Si facturas en España —ya seas autónomo o empresa— es muy probable que en los próximos meses veas cada vez más menciones a Veri*factu. No es “otra obligación más” sin impacto real: cambia cómo deben funcionar los programas de facturación, qué datos deben generar y conservar, y cómo se garantiza que una factura no se pueda manipular sin dejar rastro.
En esta guía vamos a bajar a tierra: qué es Veri*factu, qué cambia con los nuevos requisitos del software de facturación, a quién afecta, y un plan práctico para adelantar el trabajo y evitar prisas (y sustos) cuando llegue el momento.
1) Qué es Veri*factu (explicado sin jerga)
Veri*factu se usa para describir un modelo de facturación verificable: el sistema de facturación debe generar evidencias (registros, huellas, encadenamiento) que permitan demostrar que lo emitido es íntegro y que, si alguien modifica o borra algo, la alteración sea detectable.
En la práctica, esto empuja a que el software haga tres cosas muy concretas:
- Registrar cada factura/evento de forma estructurada (no solo “imprimir PDF”).
- Evitar borrados/ediciones “silenciosas”: si se corrige, debe quedar trazabilidad (rectificativa, abono, etc.).
- Permitir verificación (por ejemplo con un código/QR o con el envío de registros a la AEAT en ciertos escenarios, dependiendo del marco aplicable).
2) Por qué llega: objetivos (y qué problemas intenta resolver)
Los cambios alrededor de Veri*factu buscan reducir prácticas como la contabilidad B, la eliminación de tickets, la “edición retroactiva” de facturas y, en general, la falta de trazabilidad en algunos softwares.
Desde la perspectiva de negocio, esto se traduce en:
- Necesidad de softwares más robustos (trazabilidad, auditoría, integridad).
- Más disciplina en el flujo: series, numeración, rectificativas, anulaciones, etc.
- Mejora de interoperabilidad: compatibilidad con otros sistemas y un lenguaje de datos más uniforme.
3) A quién afecta (autónomos, pymes, SaaS, e‑commerce, etc.)
Si emites facturas en España, asume que tendrás impacto. La clave no es tanto el sector, sino el software que uses y el flujo de emisión.
Casos típicos donde conviene poner el foco cuanto antes:
- Autónomos con Excel/Word o plantillas “caseras”.
- Pymes con ERPs antiguos o desarrollos a medida sin auditoría.
- E‑commerce que genera facturas masivas desde el backoffice.
- Negocios de suscripción/SaaS con cargos recurrentes y facturación periódica automática.
- Negocios con múltiples series (tiendas + online + delegaciones).
4) Qué cambios prácticos trae Veri*factu en el día a día
4.1 Adiós a “editar una factura antigua y ya está”
El mundo “edito el PDF y lo vuelvo a enviar” deja de ser aceptable como proceso. Los sistemas deben trabajar con enfoques de rectificación (rectificativas/abonos) y trazabilidad del historial.
4.2 Mayor importancia de series, numeración y consistencia
La numeración correlativa y el control de series se vuelven todavía más críticos. Si tienes varios canales (TPV físico, web, suscripciones), normalmente necesitas series distintas y reglas claras para evitar solapes.
4.3 Registros y huellas: el software tendrá que “demostrar”
Técnicamente, aparecen conceptos como:
- Registro de eventos: creación, emisión, rectificación, anulación.
- Huella/hash de la factura o del registro, para detectar cambios.
- Encadenamiento: cada registro se relaciona con el anterior (similar a una cadena) para impedir “quitar uno del medio”.
- Sellado temporal (timestamping) o mecanismos equivalentes según el sistema.
4.4 Integraciones: cobros, suscripciones y facturación deben ir alineados
Si cobras con tarjeta (TPV virtual, Redsys, Stripe, etc.), el cobro puede ocurrir en un momento distinto de la emisión de la factura. Con facturación más trazable, necesitas que la conciliación sea clara:
- Identificador de operación/pedido vinculado a la factura.
- Política clara de cuándo se emite (inmediata, fin de periodo, etc.).
- Gestión de devoluciones/abonos coherente con el cobro.
5) Requisitos típicos que se le pedirán al software de facturación
Aunque el detalle exacto depende del marco normativo aplicable y de la implantación, hay un patrón claro: el software debe incorporar garantías de integridad, trazabilidad y conservación.
Checklist de preparación (visión práctica)
- Trazabilidad: registro de creación/rectificación/anulación, usuario y fecha/hora.
- Inmutabilidad: impedir borrados o ediciones sin dejar rastro.
- Encadenamiento/hashes: detectar manipulación de registros.
- Exportabilidad: poder extraer datos/registro de forma estructurada si lo necesitas.
- Conservación: retención de registros y copias de seguridad con control de acceso.
- Control de accesos: roles, permisos, y auditoría.
6) Autonomía vs empresa: qué mirar en cada caso
Si eres autónomo
- Si usas Excel/Word: probablemente te convenga migrar a un software que ya venga preparado.
- Si facturas poco: prioriza simplicidad + cumplimiento + exportación de datos.
- Si trabajas con asesoría: alinea el formato de datos y cómo le entregas la información.
Si eres empresa (pyme o mediana)
- Revisa series, multi-sede, multi-usuario, integraciones (e‑commerce, CRM, pagos).
- Si tienes ERP antiguo: pide al proveedor un plan de adaptación y fechas.
- Si tienes desarrollo a medida: añade auditoría y trazabilidad desde ya.
7) Cómo prepararte (plan en 30 días)
Aquí va un plan realista y accionable para avanzar sin bloquear operaciones:
- Inventario: ¿dónde se generan tus facturas hoy? (ERP, plugin, script, gestoría).
- Mapeo de flujos: venta → cobro → factura → envío → conciliación → abonos.
- Revisión de series: define reglas por canal.
- Evaluación de software: confirma si el proveedor declara compatibilidad con los requisitos.
- Prueba de estrés: ¿qué pasa si emites 1.000 facturas/mes? ¿y si hay devoluciones masivas?
- Backups y roles: copias automáticas + control de acceso.
- Procedimiento de rectificación: deja escrito cómo se corrige una factura.
8) Errores comunes (y cómo evitarlos)
- Esperar al último momento: suele implicar migraciones con prisas.
- Confiar solo en el PDF: lo importante es el registro y la trazabilidad.
- No alinear cobro y factura: especialmente en suscripciones y pagos recurrentes.
- No definir quién rectifica: sin roles claros, aparecen “correcciones” sin control.
9) FAQ rápida
¿Me afecta si emito pocas facturas al mes?
Normalmente sí, porque la obligación se centra en el sistema de facturación. La diferencia estará en el esfuerzo: en muchos casos bastará con usar un software adaptado.
¿Qué pasa con la facturación recurrente (suscripciones)?
Es uno de los escenarios donde más conviene revisar el flujo: cargos programados, prorrateos, cambios de precio, devoluciones y emisión de facturas en lote. Si cobras con TPV virtual, asegúrate de que el identificador del cobro se pueda enlazar con la factura.
¿Tengo que cambiar de programa ya?
No necesariamente “hoy”, pero sí deberías tener un plan. Si tu herramienta actual no tiene roadmap claro o depende de procesos manuales (Excel), cambiar pronto suele salir mejor.
Conclusión
Veri*factu empuja la facturación hacia un modelo más trazable y verificable. El mejor enfoque es simple: elige un software que cumpla, ordena tus series y tu proceso de rectificación, y asegúrate de que cobros y facturas estén bien conciliados.
Aviso: contenido informativo. Para casos concretos (sector, régimen, obligaciones específicas), consulta con tu asesoría.